- Numérisation Automatique : Conversion des documents via OCR pour une gestion électronique simplifiée.
- Référencement Intelligent : Attribution d’une arborescence personnalisée (par catégorie, date, service, etc.).
- Centralisation : Collectez tous les documents entrants et sortants dans un espace unique.
Bureau d'Ordre digital
Bureau d'Ordre digital
Optimisez la Gestion de Vos Documents
Visiativ Bureau d’Ordre Digital est une plateforme performante conçue pour digitaliser et automatiser la gestion des documents entrants et sortants au sein des organisations. Elle répond aux besoins de fluidité, de traçabilité, et de sécurité documentaire tout en offrant une collaboration optimale entre les services.
Pourquoi Choisir Visiativ Bureau d’Ordre Digital ?
Centralisation Totale : Toutes vos opérations de gestion documentaire regroupées sur une seule plateforme.
Flexibilité : Une solution adaptable à vos processus métiers et systèmes existants.
Efficacité : Réduction des délais et simplification des processus grâce à l’automatisation.
Sécurité : Protection renforcée des données avec des accès contrôlés et des solutions de signature électronique.
Avantages Clés de la Solution
Réduction des Délais de Traitement
-Centralisez et automatisez le traitement des documents pour gagner en efficacité.
-Réduisez les délais liés aux validations et au suivi des documents.
-Réduisez les délais liés aux validations et au suivi des documents.
Meilleure Traçabilité
-Suivez l’historique complet des documents (réception, traitement, actions effectuées).
-Assurez une classification et un archivage structurés pour retrouver facilement vos informations.
Sécurisation des Données
-Protégez vos échanges grâce à des droits d’accès personnalisés et un système de gestion des habilitations.
-Intégrez des solutions de signature et parapheur électroniques pour des validations sécurisées.
Collaboration et Partage Fluidifiés
-Facilitez les échanges entre services grâce à des outils de notification et de suivi en temps réel.
-Profitez d’une plateforme collaborative pour améliorer la communication interne.
Fonctionnalités Principales
Réception et Gestion des Documents
Parapheur Électronique et Validation
Circuits de Validation Personnalisés : Adaptez le processus selon le type de document.
Signature Électronique : Validez rapidement et en toute sécurité vos documents.
Notifications Automatiques : Recevez des rappels pour le traitement ou la validation en attente.
Traitement et Suivi des Documents
Plan de Classement : Organisez vos documents selon des critères définis pour un accès rapide.
Archivage et Référencement : Stockez et structurez efficacement vos documents et pièces jointes.
Gestion des Habilitations : Assurez un contrôle précis des accès pour protéger vos données sensibles.
Reporting et Pilotage
Tableaux de Bord Personnalisés : Suivez vos indicateurs clés (délais de traitement, taux de réponse, etc.).
Relances Automatiques : Paramétrez des alertes pour assurer le respect des échéances.
Dynamique : Notifications en temps réel aux groupes ou services concernés.
Transformez Votre Gestion Documentaire
Avec Visiativ Bureau d’Ordre Digital, vous améliorez la traçabilité de vos documents, gagnez en efficacité opérationnelle, et renforcez la sécurité de vos échanges.
Contactez-nous dès aujourd’hui pour une démonstration personnalisée et découvrez comment notre solution peut répondre à vos besoins spécifiques.